Los autónomos tienen la responsabilidad de asegurar y proteger los datos personales de sus clientes de la misma manera que lo hace cualquier empresa. Las leyes de protección de datos no distinguen entre personas físicas y jurídicas, y exigen que la información de las personas se trate conforme a lo establecido en ellas.
Esto implica, que se debe obtener el consentimiento de las personas para almacenar y utilizar sus datos, y que se debe tomar medidas para garantizar la integridad y la confidencialidad de la información que se maneja.
Tal vez es la primera vez que escuchas sobre el tema, pero si trabajas por cuenta propia y tienes acceso a un gran número de datos sensibles de tus clientes, tienes la obligación de cumplir con la normativa de protección de datos. En este artículo te hablaremos de la protección de datos que servirá para todos los tipos de autónomos, y te explicaremos qué debes hacer para proteger la privacidad y la seguridad de los datos que manejas.
¿Qué es la protección de datos y por qué es importante para los autónomos?
Se conoce como protección de datos a todas las medidas que se toman para garantizar la seguridad y la privacidad de la información personal de un usuario o consumidor, y controlar lo que hacen con ella las personas físicas, las personas jurídicas y los organismos públicos.
Hablamos de protección de datos para autónomos, porque las personas que trabajan por cuenta propia, al igual que las empresas y las instituciones del Estado, deben cumplir con ciertas normas al tratar los datos personales de sus usuarios, clientes, proveedores y colaboradores.
En algunas actividades profesionales, los autónomos suelen manejar datos como nombres, direcciones, números de teléfono, correos electrónicos y datos bancarios, entre otras cosas. Por ello, también están sujetos a normas como la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
El propósito de estas dos normativas es evitar que los datos de las personas se usen de forma ilícita, o con un fin que no fue autorizado por ellas.
¿Qué sucede si se incumplen las normas de protección de datos?
Las normas de protección de datos para autónomos, pymes y cualquier otra entidad, establecen sanciones por incumplimiento. Es decir, quienes cometen infracciones a leyes como la RGPD, pueden recibir multas proporcionales a la gravedad de la infracción.
Además, se toman en cuenta factores como:
- La intencionalidad o negligencia.
- Las medidas que se tomaron para minimizar los daños.
- La categoría de los datos que se vieron afectados.
- El grado de cooperación con las autoridades.
Los autónomos que no cumplen con su responsabilidad de proteger los datos personales con los que trabajan, pueden ser sancionados con multas que van desde los 3.000 a los 6.000 euros. Mientras que en el caso de las empresas, este tipo de sanciones puede ascender hasta los 20 millones de euros, y en algunos casos, la multa se establece calculando entre el 2 y el 4% del volúmen anual del negocio.
¿Qué medidas de seguridad tomar para proteger los datos?
Los autónomos tienen que cumplir con las normativas de protección de datos, y para ello, es necesario que tomen algunas medidas de seguridad.
Hay que resaltar que quienes trabajan por cuenta propia están más expuestos a los ciberataques y cualquier otra incidencia que las grandes empresas, sobre todo, porque tienen niveles de seguridad mínimos.
En este apartado mencionaremos algunas de las principales medidas de protección de datos para autónomos, de manera que puedas prevenir cualquier problema y cumplir con lo que está establecido en las leyes sobre la materia.
Analiza los riesgos
Nuestra primera recomendación, en torno a la protección de datos para autónomos, es que realices una evaluación de los riesgos a los que están expuestos los datos con los que trabajas. Para hacerlo, tienes que tomar en cuenta el tipo de datos, el contexto en el que los utilizas, y los puntos que pueden representar una debilidad.
Si descubres que los datos están expuestos a accesos no autorizados, a la manipulación por parte de terceros, o a cualquier otro problema de seguridad, es necesario que tomes medidas para protegerlos.
Limita el acceso a los datos
Una buena forma de asegurar la protección de los datos que manejas, es limitar el acceso a ellos. Lo ideal es que solo las personas para quienes resulta indispensable acceder a ellos, tengan permiso para verlos.
Por ejemplo, los datos financieros solo deberían estar disponibles para quienes se encargan de la contabilidad, y los datos de contacto para quienes trabajan en el área de ventas o atención al cliente.
Esta medida de protección de datos para autónomos es muy efectiva, porque reduce el riesgo de que la información sensible sea manipulada o robada.
Cada cierto tiempo, también es recomendable hacer auditorías para descubrir si se han generado accesos no autorizados a los datos, y verificar que se estén cumpliendo todos los protocolos de seguridad y protección de datos.
Protege los equipos con los que trabajas
Además de asegurar la protección de los datos a nivel interno, es necesario tomar medidas para evitar el acceso de terceros por cualquier vulnerabilidad en los equipos con los que trabajas.
Es recomendable tener buenos sistemas de seguridad, utilizar contraseñas robustas, y proteger los equipos con programas como los antivirus.
Tanto las grandes empresas como los autónomos están expuestos a ataques externos que pueden vulnerar la seguridad de los datos, sobre todo, porque la mayoría de los sistemas y los equipos están conectados a Internet.
Conclusión
En España, la mayor causa de multas por fallas en la protección de datos es la de clientes que denuncian un uso indebido de su información personal. Este tipo de denuncias impacta en la imagen y la credibilidad de un negocio, lo que puede afectar directamente su rentabilidad.
Para cualquier autónomo debe ser una prioridad establecer mecanismos que le permitan cumplir con las normas de la LOPD y la RGPD, ya que de esta manera pueden asegurar a sus clientes que sus datos están seguros.
Recuerda que en Gestasor podemos ayudarte si necesitas asesoría con este u otro tema.
