En los últimos años, la transformación digital ha impactado directamente en la manera en que las empresas y los autónomos gestionan su actividad económica. La facturación electrónica se ha convertido en un tema recurrente, y cada vez más personas se preguntan si es obligatoria en España. En este artículo, aclararemos las dudas sobre su obligatoriedad, a quién afecta y los pasos necesarios para cumplir con esta normativa.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es un sistema de emisión, recepción y almacenamiento de facturas en formato digital, cumpliendo con requisitos legales y fiscales. Este tipo de facturas sustituye a las tradicionales en papel y debe ser generada en un formato estructurado, como XML, UBL o Facturae, para garantizar su validez y facilitar su gestión electrónica. Además, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.
Marco legal en España
El uso de la facturación electrónica en España está regulado principalmente por:
- Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información: Obligatoria para las relaciones comerciales con la Administración Pública desde 2015.
- Ley Crea y Crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre): Amplía la obligatoriedad de la facturación electrónica a las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre: Regula las obligaciones de facturación en general, incluyendo las electrónicas.
Con la Ley Crea y Crece, la facturación electrónica se extenderá a todas las relaciones comerciales B2B (empresa a empresa) y B2C (empresa a consumidor final) de manera progresiva.
¿Cuándo será obligatoria?
Hasta ahora, la facturación electrónica es obligatoria en los siguientes casos:
- Relaciones con el sector público: Todas las empresas y autónomos que facturen a administraciones públicas deben emitir facturas electrónicas a través de plataformas oficiales como FACe.
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Desde 2024, estas empresas deben emitir y recibir facturas electrónicas.
- Obligatoriedad general en 2025: La Ley Crea y Crece establece que, una vez aprobado el reglamento correspondiente, las empresas y autónomos tendrán un plazo de adaptación:
- 2025-2026: Empresas con facturación superior a 8 millones de euros deberán adaptarse en los 12 meses posteriores a la aprobación.
- 2026-2027: El resto de empresas y autónomos contarán con 24 meses para adaptarse.
Ventajas de la facturación electrónica
Adoptar la facturación electrónica ofrece numerosas ventajas:
- Impulso a la digitalización: Mejora la competitividad y moderniza los procesos.
- Ahorro de costes: Elimina el gasto en papel, impresión y envío.
- Agilidad en la gestión: Las facturas se emiten y procesan más rápidamente.
- Reducción de errores: Minimiza fallos humanos y garantiza el cumplimiento normativo.
- Transparencia y accesibilidad: Facilita el acceso a la información.
- Sostenibilidad: Disminuye el impacto ambiental al reducir el uso de papel.
- Mayor seguridad: Protege contra fraudes y asegura la trazabilidad de las operaciones.
- Lucha contra la morosidad: Refuerza el control sobre los plazos de pago y cobro.
Cómo implementar la facturación electrónica
Para cumplir con la normativa, tanto empresas como autónomos deben:
- Contar con un software de facturación electrónica: Herramientas ofrecen soluciones homologadas para emitir facturas electrónicas en formato Facturae.
- Obtener un certificado digital: Necesario para garantizar la autenticidad y firmar las facturas.
- Cumplir los requisitos legales: Las facturas deben incluir los mismos datos que una factura convencional y seguir los estándares exigidos por el Reglamento de Facturación.
- Mantener acceso digital: Las facturas electrónicas deben ser accesibles para los destinatarios durante al menos 4 años, permitiendo su descarga, copia e impresión de manera gratuita.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de la obligatoriedad de la facturación electrónica puede acarrear sanciones de hasta 10.000 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción y del tiempo de incumplimiento.
La facturación electrónica representa un avance clave hacia la digitalización y la modernización de las empresas en España. Aunque su implementación puede suponer un reto inicial para algunas empresas y autónomos, los beneficios a largo plazo compensan con creces el esfuerzo.
